Vai entregar as redes sociais do gabinete a terceiros? Acessos, aprovação e sigilo a definir antes

Antes de dar acessos a um fornecedor, o gabinete deve deixar por escrito cinco coisas: quem fica com o controlo da Página e da conta do Instagram, que nível de acesso tem cada pessoa, quem aprova cada publicação e em quanto tempo, que informação nunca sai do gabinete e como recupera tudo no fim do contrato. Com isto definido, a gestão das redes pode ser entregue a terceiros sem perder o controlo nem expor dados de clientes.

Este guia serve para qualquer fornecedor, seja uma agência ou um profissional independente. Não trata do que publicar: trata das regras entre o gabinete e quem vai gerir as contas.

Quem fica com o controlo da Página e da conta do Instagram

É o ponto que mais problemas causa, porque só se nota no dia em que a relação termina. A Meta distingue entre pessoas com acesso ao Facebook com controlo total e com controlo parcial, e explica, no seu centro de ajuda sobre o acesso à Página, que quem tem controlo total pode dar acesso a outras pessoas, remover qualquer pessoa da Página e até eliminá-la.

Daí a regra prática: o controlo total fica sempre do lado do gabinete. Antes do primeiro dia de trabalho, confirme:

• ☐ A Página e a conta do Instagram estão em nome do gabinete, e não ligadas apenas ao perfil pessoal de um sócio ou de um antigo colaborador.
• ☐ Pelo menos duas pessoas do gabinete têm controlo total, para não depender de uma só conta.
• ☐ Essas contas têm a autenticação de dois fatores ativa, uma funcionalidade de segurança que a Meta disponibiliza e que pede um código ou uma confirmação quando alguém tenta entrar a partir de um dispositivo desconhecido.
• ☐ O fornecedor entra com o nível mínimo necessário para publicar, responder e ver estatísticas, sem poder alterar os acessos.
• ☐ Nenhuma palavra-passe é enviada por e-mail, chat ou SMS. O acesso é concedido pessoa a pessoa, nas definições de acesso da Página, e retirado no mesmo sítio.
• ☐ Existe uma lista escrita de quem tem acesso hoje: nome, e-mail usado e nível de acesso. Essa lista pode ser confirmada nas definições de acesso da Página.

Se o gabinete usa o Meta Business Suite, o princípio mantém-se: as contas devem pertencer ao gabinete e o fornecedor deve receber acesso a elas, não o contrário.

Aprovação: quem assina e em quanto tempo

O que falta muitas vezes não é o circuito de revisão, é a regra do lado do gabinete: quem tem autoridade para dizer «sim» e o que acontece quando ninguém responde.

Três decisões chegam para evitar bloqueios:

1. Uma pessoa com mandato para aprovar, com um suplente para as épocas de fecho e para as férias. Se três sócios opinarem sobre cada publicação, o calendário fica parado.
2. Um prazo de resposta definido pelo próprio gabinete. Um exemplo hipotético: dois dias úteis após a receção da proposta. O número deve ser o que a equipa consegue cumprir em fevereiro ou em junho, não o que parece bem no papel.
3. Uma regra para o prazo que passa. A mais segura é simples: sem aprovação, não se publica. A alternativa é publicar apenas peças já aprovadas e guardadas para esse efeito. O que não deve acontecer é o fornecedor publicar por conta própria porque «ninguém disse nada».

Sigilo: o que nunca chega ao fornecedor

Não publicar informação de clientes é ponto assente. Aqui o foco é o que nem sequer deve sair do gabinete para quem gere as redes, mesmo que seja só para «dar contexto».

Fica de fora:

• nomes, NIF ou contactos de clientes, mesmo em listas internas;
• situações fiscais concretas, mesmo sem nome, se permitirem perceber de quem se trata;
• capturas de ecrã do software de contabilidade, do e-mail ou de pastas partilhadas;
• documentos de clientes usados como «exemplo» para uma publicação.

O que o fornecedor pode receber: textos já públicos do gabinete, horários, contactos, fotografias da equipa e do espaço aprovadas por quem nelas aparece, e os temas que o gabinete decidiu tratar. Se for preciso explicar um caso real para inspirar uma publicação, o gabinete descreve-o em termos genéricos.

Mensagens e comentários: triagem no dia a dia

A caixa de entrada recebe de tudo: pedidos de horário, currículos, publicidade e perguntas fiscais concretas. Convém decidir por escrito:

• Quem lê a caixa de entrada e em que horário, do lado do fornecedor e do lado do gabinete.
• O que pode ser respondido diretamente: horários, morada, forma de marcar uma reunião, documentos a trazer à primeira reunião, se o gabinete o quiser.
• O que é sempre encaminhado: qualquer pedido que dependa da situação de uma pessoa ou empresa. Para estes casos, vale a pena ter um texto-padrão curto, aprovado pelo gabinete, que agradece o contacto e indica o canal certo (telefone, e-mail ou marcação).
• Para onde vai o encaminhamento: um e-mail interno ou uma pessoa concreta, com um prazo de resposta que o gabinete consiga cumprir.

O que pedir no relatório mensal

O relatório permite ao gabinete saber o que foi feito em seu nome. Mais do que números, deve mostrar:

• o que foi publicado, com data e ligação;
• o que ficou pendente de aprovação e porquê;
• quantas mensagens foram encaminhadas para o gabinete (sem reproduzir o conteúdo);
• que alterações foram feitas à informação da Página, como horário, contactos ou descrição;
• quem tem acesso às contas nesse mês e se houve entradas ou saídas.

Este último ponto evita descobrir, anos depois, que um ex-colaborador do fornecedor ainda tem acesso à Página.

Fim de contrato: checklist de saída

Uma saída limpa combina-se no início:

• ☐ Retirar todos os acessos do fornecedor e dos seus colaboradores.
• ☐ Confirmar que as pessoas do gabinete com controlo total continuam ativas.
• ☐ Receber os ficheiros de imagem e os textos produzidos, num formato editável acordado.
• ☐ Guardar uma cópia do calendário e do histórico de publicações.
• ☐ Rever horários, contactos e descrição da Página, caso tenham sido alterados.
• ☐ Alterar palavras-passe e confirmar a autenticação de dois fatores, se alguma credencial tiver sido partilhada.

Estas regras aplicam-se a qualquer fornecedor. Quem quiser ver como a DigitalWeb organiza este trabalho num gabinete pode consultar a nossa gestão de redes sociais para contabilistas. Se ainda está a decidir entre entregar a gestão a terceiros ou manter tudo na equipa, o artigo sobre consultoria, gestão ou formação em redes sociais ajuda a comparar os modelos.

Perguntas frequentes

Quantas pessoas do gabinete devem ter controlo total?

Pelo menos duas. Segundo a Meta, uma Página tem de ter sempre pelo menos uma pessoa com controlo total. Com duas pessoas do gabinete nesse nível, a saída de um sócio ou a perda de acesso a uma conta não deixa a Página sem dono.

O fornecedor pode guardar as palavras-passe «por comodidade»?

Não é boa prática. Com acesso concedido pessoa a pessoa, cada um trabalha com a sua própria conta, sem conhecer a palavra-passe de ninguém, e o gabinete retira esse acesso quando a pessoa sai do projeto.

Preciso de um contrato escrito só para as redes?

Convém ter por escrito, no mínimo, a quem pertencem as contas e os ficheiros produzidos, os níveis de acesso, o prazo de aprovação, a proibição de receber dados de clientes e as regras de saída. Para a redação formal das cláusulas, fale com o jurista ou advogado que acompanha o gabinete.

Em resumo

Entregar as redes do gabinete a terceiros corre melhor quando três coisas estão resolvidas antes de começar: o controlo das contas fica do lado do gabinete, há uma pessoa com mandato e prazo para aprovar, e a saída está combinada desde o primeiro dia. O sigilo, a triagem das mensagens e o relatório decorrem dessas regras.

Se quer rever estas regras com quem vai gerir as redes do gabinete, pode enviar-nos o seu caso através do pedido de orçamento e falamos sobre o que faz sentido para a dimensão do gabinete.