Médicos que entram, acordos que mudam: como manter o site da clínica médica atualizado

Para atualizar o site de uma clínica médica sem depender da memória de ninguém, bastam três peças: uma lista de acontecimentos que obrigam a mexer no site no próprio dia, uma pessoa responsável por fazer a alteração (e outra por validá-la) e uma revisão curta e regular, por exemplo mensal. Sem estas peças, o site vai ficando para trás e o paciente marca com base em informação que já não é verdadeira.

Este artigo não trata do que o site deve conter. Trata do procedimento interno para que aquilo que já lá está continue certo.

Os disparadores: o que obriga a mexer no site no mesmo dia

Um disparador é um acontecimento na clínica que exige uma alteração no site, sem esperar pela revisão periódica. Vale a pena escrevê-los numa folha e afixá-la onde a administração a veja:

• Entrada ou saída de um médico, incluindo ausências prolongadas que afetem marcações.
• Novo acordo, acordo cancelado ou alteração de condições com um seguro ou subsistema.
• Mudança de horário, de telefone, de e-mail ou de morada.
• Nova especialidade ou novo exame que a clínica passa a oferecer, ou um que deixa de fazer.
• Alteração nos dados de identificação que a clínica publica, como o nome do diretor clínico.

Cada disparador deve ter uma consequência clara: quem é avisado e em quanto tempo a alteração tem de estar feita.

Quem altera e quem valida

Numa clínica, a pessoa que conhece a mudança raramente é a mesma que sabe mexer no site. Por isso, convém separar três papéis:

• Quem comunica a mudança: normalmente a administração ou a direção clínica, que sabe que um médico sai no fim do mês ou que um acordo foi revisto.
• Quem faz a alteração no site: uma pessoa com acesso de edição, formada para isso. Pode ser alguém da receção, da administração ou o fornecedor do site.
• Quem valida o que é sensível: a direção clínica confirma o que diz respeito aos médicos, às especialidades e aos dados de identificação; a administração confirma a lista de acordos.

Se o site é em WordPress, a pessoa que faz as alterações do dia a dia não precisa de ser administradora. O WordPress distingue funções como Administrador e Editor: a função de Editor permite publicar e gerir páginas e artigos, mas não instalar plugins, mudar o tema nem gerir utilizadores. Para quem só atualiza conteúdos, costuma chegar.

Checklist por tipo de mudança

Cada tipo de mudança toca em várias partes do site. Uma checklist curta evita esquecer páginas.

Entra um médico

• ☐ Ficha do médico, com a especialidade e o número de cédula confirmados pelo próprio.
• ☐ Fotografia autorizada pelo médico para uso no site.
• ☐ Ligação da ficha às páginas das especialidades onde dá consulta.
• ☐ Dias de consulta e forma de marcação, se o site os indica.

Sai um médico

• ☐ Retirar a ficha ou marcá-la como inativa, segundo a regra da clínica.
• ☐ Procurar o nome no site: páginas de especialidades, notícias, textos da página inicial.
• ☐ Rever a forma de marcação ligada a esse médico, para não receber pedidos a que ninguém pode dar seguimento.
• ☐ Confirmar se a especialidade continua disponível; se não, atualizar a página correspondente.

Muda um acordo

• ☐ Atualizar a página onde os acordos estão listados e as notas nas especialidades afetadas.
• ☐ Registar internamente a data em que a lista foi confirmada pela administração.

Muda o horário ou um contacto

• ☐ Rodapé, página de contactos, página de marcação e mapa.
• ☐ Perfil da Empresa no Google e redes sociais, no mesmo dia. A ajuda do Google indica que o horário principal e os contactos se alteram em «Editar perfil» e que, para feriados ou períodos temporários, existe o horário especial.

Mudam os dados de identificação

• ☐ Rodapé e página institucional: confirmar com a direção clínica se os dados publicados continuam corretos. O enquadramento legal não é matéria para o fornecedor do site decidir.

Periodicidade: imediato e revisão mensal

O procedimento funciona em duas velocidades:

• Imediato: tudo o que é disparador (médicos, acordos, horários, contactos). A alteração é feita no dia em que a mudança passa a valer, não quando alguém se lembrar.
• Revisão mensal: uma passagem curta, com alguém da receção ao lado, pela lista de médicos, de especialidades e de acordos. A receção é quem ouve primeiro as perguntas dos pacientes que não encontram resposta no site.

A frequência mensal é um exemplo; o que conta é que a revisão esteja na agenda, com dia e responsável.

Acessos e ficheiros

Muitos atrasos numa atualização vêm de não se saber onde estão as coisas. Três cuidados resolvem a maioria:

• Uma lista de quem tem acesso ao site, com o nível de cada pessoa. Cada pessoa usa a sua própria conta; ninguém partilha a palavra-passe da receção.
• Uma pasta com os materiais aprovados: fotografias dos médicos autorizadas, textos validados das especialidades e a lista de acordos em vigor com a data da última confirmação.
• Se o site foi feito por um fornecedor, confirmar que a clínica tem acesso próprio ao painel e que alguém da equipa recebeu formação para as alterações simples. O fornecedor pode ajudar, mas a clínica é que sabe quando alguma coisa mudou.

Erros frequentes

• O médico que já saiu continua no site e no Google. O paciente marca, liga e descobre que o médico já não está.
• A lista de acordos sem data de verificação. Ninguém sabe se ainda está certa.
• Atualizar só as redes sociais. A publicação de sexta-feira desaparece no feed; a página do site continua errada.
• Uma palavra-passe partilhada por toda a receção. Não se sabe quem alterou o quê, e quem sai da clínica continua a saber a palavra-passe.

Quando o site já não permite fazer estas alterações com facilidade, ou a estrutura obriga a mexer em dez sítios para mudar um nome, pode ser altura de o reorganizar. É esse trabalho que fazemos na criação de sites para clínicas médicas.

Perguntas frequentes

Com que frequência devo rever a lista de médicos?

Sempre que alguém entra ou sai, no próprio dia. Além disso, uma passagem rápida todos os meses com a receção apanha o que escapou.

O Google mostra informação diferente do site. O que faço?

Corrija primeiro o site e, no mesmo dia, o Perfil da Empresa no Google. O Google revê as alterações antes de as mostrar, por isso a atualização no perfil pode não ser imediata.

Posso deixar a atualização só com o fornecedor externo?

O fornecedor pode fazer as alterações, mas precisa de ser avisado. A clínica continua a ser quem sabe que um médico saiu ou que um acordo mudou, e quem valida a informação sensível.

Em resumo

Um site de clínica médica mantém-se certo quando a clínica sabe o que a obriga a mexer nele, tem uma pessoa para fazer as alterações e outra para validar, e revê o essencial com regularidade. É um procedimento interno simples, que depende mais de organização do que de tecnologia.

Se quer rever o site da sua clínica ou perceber o que tornaria as atualizações mais simples, pode descrever-nos o caso através do pedido de orçamento.